Prozessbeschreibung eines Coachings

Nachfolgend haben wir für Sie beispielhaft den Ablauf eines Coachings zusammengetragen.

Wie geschieht die erste Kontaktaufnahme in der Regel
Die erste Kontaktaufnahme erfolgt seitens des Coachee per Mail oder telefonisch. Auf Empfehlung von Gründern bzw. Mandanten dürfen wir in Ausnahmefällen auch von uns aus mit dem Coachee in Kontakt treten. Auch über den Lotsendienst erhalten Gründungswillige die Kontaktdaten des Beraters, wenn alle Bedingungen seitens des Coaches für das Gründungsvorhaben erfüllt sind.
Welche Vorab-Informationen werden gegeben und angefordert?
Auf Grund einer telefonischen Kontaktierung werden Daten in den seltensten Fällen ausgetauscht. Wir erfragen telefonisch die Branche und den Sachstand zum Gründungsvorhaben nur grob (Wer hat uns empfohlen? In welchem Stadium befindet sich das Vorhaben?), dann kann die Terminierung relativ zeitnah erfolgen.
Auf welcher Basis wird eine Entscheidung darüber getroffen, ob das Mandat angenommen wird?
Auf Grund der bisherigen Berufserfahrung werden instinktiv mehrere Faktoren zusammenspielen, die die Entscheidung beeinflussen. Wir erbitten uns i.d.R. auch einige Tage Bedenkzeit, bevor wir die Annahme eines Mandats erklären.
Was ist der Inhalt des Erstgesprächs und welcher Preis wird dafür verlangt?
Der Berater interessiert sich zwangsläufig für die Person selbst.

Welche Berufserfahrung/ Bildungsabschluss hat der Gründungswillige? Hat er Branchenerfahrung?
Aus welcher Situation heraus will er sein Unternehmen gründen? (Nachfolgeregelung/ Übernahme/ Neugründung)
Wie sind die persönlichen Voraussetzungen? (Gesundheit, Finanzen, Vereinbarkeit Selbständigkeit und Familie)
Verfügt der Gründungswillige über betriebswirtschaftliche und kaufmännische Grundlagen?
Verfügt der Gründungswillige über Markt- und Branchenkenntnisse?
Wie sieht die bisherige Planung aus? (Gründerfahrplan/ BP)

Das Erstgespräch gibt zudem eine Orientierung über den Ablauf des Coachings und die möglichen Methoden. Kosten werden nicht erhoben.
Wo findet dieses Erstgespräch regelmäßig statt?
Das Erstgespräch wird in den Kanzleiräumen terminiert und findet dann auch hier statt.
Wie und von wem werden die durchzuführenden Aufgaben festgelegt und festgehalten?
Der Gründer wird Beratungsbedarf, Art und Umfang der gewünschten Leistung mitteilen. Danach wird ein Zeitablaufplan über die erforderlichen Aufgaben nach Wichtigkeit vom Coach erstellt.
Wird ein Gründerfahrplan erstellt?
Ja, ein Fahrplan sollte in jedem Fall erstellt werden!
Wie wird die Dauer der Beratung bestimmt, welche Zeitabschnitte werden eingeteilt?
Je nach Wichtigkeit und Zeitaufwand, werden die Themen in ein vorläufiges Zeitraster gegliedert, welches während der Beratung veränderbar ist.
Welche Inhalte der Beratung werden wie, wann und wo umgesetzt?
Die Schritte in die Selbständigkeit untergliedern sich in folgende Punkte:

Die Entscheidung zur Selbständigkeit wird geprüft (Erfahrungen, Kenntnisse, Qualifizierung) -> während Erstgespräch in der Kanzlei
Die Planung wird gemeinsam erörtert (Businessplan, Kalkulation) -> indiv. in der Kanzlei oder in den Geschäftsräumen 2.-5. Termin
Ein Finanzplan wird aufgestellt (welche Finanzquellen sind vorhanden, Startkapitalbedarf)-> Kanzlei ca. 6.-8. Termin
Formalitäten müssen erledigt werden (FA, Versicherungen/Vorsorge) -> Termin i.d.R. beim Mandanten 9.-12. Sitzung

Ort, Anzahl und Regelmäßigkeit der Treffen
Da eine ständige Kommunikation mit dem Gründer/ Coachee angestrebt und auch umgesetzt wird, werden die Treffen zu 80 % zwar in der Kanzlei geplant sein, dies ist aber auf Grund der persönlichen Situation des Gründers auch veränderlich. In der Regel finden die Treffen während der Gründungsphase wöchentlich statt. In Einzelfällen, und wenn Hausaufgaben zu erledigen sind, auch 14 tgl.
Werden Formulare/Checklisten, etc. benutzt? Wenn ja, wofür?
Mandantenstammblatt, Standardisierte Merkblätter für div. Themen, Bsp. Gründercoaching, ansonsten Checklisten nur zur Erstberatung im Einzelfall
Welche Unterlagen werden erarbeitet? Von wem? Wie erfolgt die Übergabe der Unterlagen?
Der Berater fertigt die Protokolle selbst und während der Treffen an. Es wird ein Businessplan gemeinsam erstellt, eine Rentabilitätsvorschau ist unumgänglich. Nach einem persönlichen Gespräch, in dem die Inhalte der erstellten Unterlagen erläutert worden sind, werden diese an den Gründer übergeben.
Wie werden die Ergebnisse der Beratung dokumentiert?
Anfertigung von Gesprächsprotokollen, Protokollierung systemseitig und in der Handakte, Abschlussbericht
Wie und wo werden die Unterlagen beim Berater archiviert? Wie lange?
Die Aufbewahrung erfolgt 10 Jahre beim Berater, integriert im elektronischen System. (Archiv)
Wie, mit welchen Methoden und wie umfangreich erfolgt eine Evaluation der Beratung?
Die Handakte ist jederzeit vom Mandanten einsehbar, daneben kann ein elektronischer Austausch der erfassten Daten erfolgen.